AVG en Privacy

Privacyverklaring Atletiekvereniging Delta Sport

Atletiekvereniging Delta Sport, gevestigd in Zierikzee, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven wij informatie over hoe wij omgaan met jullie persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Atletiekvereniging Delta Sport houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  •   uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.

  •   verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

  •   passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

  •   geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

  •   op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Het bestuur van Atletiekvereniging Delta Sport is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u vragen of opmerkingen neem dan per e-mail contact met ons op.

Persoonsgegevens waarover wij beschikken

Atletiekvereniging Delta Sport verzamelt van haar leden en vrijwilligers uitsluitend gewone persoonsgegevens en geen bijzondere persoonsgegevens.

Deze gegevens leggen we vast in een online administratieprogramma (All United) wat beveiligd is met een gebruikersnaam en wachtwoord. De gegevens waarover wij beschikken zijn:

  •   Voornaam

  •   Achternaam

  •   Adres

  •   Postcode

  •   Woonplaats

  •   Telefoonnummer (vast en/of mobiel)

  •   E-mailadres

  •   Geslacht

  •   Geboortedatum

  •   Type lid (wedstrijdlid, recreant, wandel, overig)

  •   Familierelatie o.b.v. adres

  •   Lidnummer

  •   Licentienummer Atletiekunie

  •   Ingangsdatum lidmaatschap

  •   Bankrekeningnummer (i.v.m. contributiebetaling)

    Daarnaast beschikken wij nog over persoonsgegevens van sponsoren van de vereniging en/of evenementen. Het gaat hier om de volgende gegevens:

  •   Voor- en achternaam contactpersoon (indien bekend)

  •   Bedrijfsnaam

  •   Adres bedrijf

  •   Postcode bedrijf

  •   Vestigingsplaats bedrijf

  •   Telefoonnummer bedrijf

  •   Emailadres bedrijf

  •   Bankrekeningnummer bedrijf

    Van deelnemers (niet leden) aan wedstrijden beschikken wij over de volgende gegevens:

  •   Voornaam

  •   Achternaam

  •   Adres

  •   Postcode

  •   Woonplaats

  •   Telefoonnummer (vast en/of mobiel)

  •   E-mailadres

  •   Geslacht

  •   Geboortedatum

  •   Licentienummer Atletiekunie

  •   Bankrekeningnummer (i.v.m. incasso inschrijfgelden)

Waar gebruiken wij deze gegevens voor

Wij gebruiken de gegevens in ons ledenadministratieprogramma voor het bijhouden van de ledenadministratie, het bepalen van de hoogte van en het incasseren van de contributiegelden, het organiseren van trainingen, wedstrijden en andere atletiek gerelateerde activiteiten, het bijhouden van clubrecords en het uitbetalen van vergoedingen.

De gegevens van sponsoren gebruiken we voor het opstellen van sponsorovereenkomsten en de afhandeling van de hierin opgenomen betalingsverplichtingen.

We gebruiken de gegevens van de deelnemers (niet leden) voor organisatie van wedstrijden, de uitslagverwerking en de incasso van inschrijfgelden.

Wie hebben er toegang tot deze gegevens

Slechts enkele personen hebben toegang tot de volledige dataverwerking van ons administratieprogramma. Dit zijn:

  •   Ledenadministrateur

  •   Voorzitter

  •   Penningmeester

  •   Secretaris

    Daarnaast zijn er binnen de vereniging diverse personen met "inzagerecht". Zij kunnen de persoonsgegevens dus wel inzien, maar niet aanpassen of verwijderen. Het gaat hier om de volgende personen:

  •   Hoofdtrainers

  •   Voorzitter jeugdcommissie

  •   Jeugdcoördinator

  •   Vrijwilligerscoördinator

    De personen die toegang hebben tot (specifieke delen van) de ledenadministratie zijn bij het bestuur en de ledenadministratie bekend. Zodra een persoon van functie wijzigt en/of een functie wordt vervuld door een nieuw persoon herzien we de toegang tot de data.

    De persoonsgegevens van deelnemers (niet leden) zijn toegankelijk voor:

  •   Wedstrijdsecretaris baan

  •   Wedstrijdsecretaris weg

    Hoe lang bewaren wij deze gegevens

    Atletiekvereniging Delta Sport bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je de gegevens hebt verstrekt. Voor de vermelding van clubrecords blijft je naam, categorie en record staan tot iemand anders dat record verbreekt. We verwijderen jouw overige gegevens als het lidmaatschap wordt beëindigd en openstaande betalingsverplichtingen zijn voldaan. Hierbij hanteren we wel de wettelijk vastgelegde (fiscale) bewaarplicht.

    Bescherming van uw gegevens

    Zoals hierboven omschreven worden jullie gegevens digitaal bewaard in een online administratiesysteem. Alle beschreven gebruikers beschikken over een eigen gebruikersnaam en wachtwoord, die we verwijderen zodra deze gebruiker op grond van wijziging of beëindiging van zijn functie niet langer toegang hoeft te hebben tot deze gegevens.

    Alle papieren gegevens die we verzamelden tijdens de inschrijfprocedure voor het lidmaatschap of het tot stand komen van de sponsorovereenkomst vernietigen we na de digitale verwerking.

    Gegevens delen met derden

    Atletiekvereniging Delta Sport deelt nooit persoonsgegevens van leden zonder uitdrukkelijke toestemming van de betreffende leden met externe (commerciële) partijen.
    Atletiekvereniging Delta Sport verstrekt persoonsgegevens aan de Atletiekunie van leden en vrijwilligers voor het lidmaatschap van deze personen bij de Atletiekunie. Atletiekvereniging Delta Sport verstrekt persoonsgegevens aan andere atletiekverenigingen van leden die hebben aangegeven deel te willen nemen aan wedstrijden die door die vereniging georganiseerd worden.

    Website

    Deze website slaat geen persoonsgegevens of andere privacygevoelige informatie op.

Cookies

Deze website zelf maakt geen gebruik van Cookies. Wel maken wij gebruik van de diensten van Google Analytics (statistiekenprogramma). Google Analytics plaatst daarvoor een cookie op uw computer, aan de hand waarvan uw gebruik van de website wordt geregistreerd. De verkregen gegevens worden vervolgens door Google geanalyseerd en de resultaten hiervan worden aan ons verstrekt. Op deze wijze krijgen wij inzicht in de wijze waarop onze website wordt gebruikt en kunnen we waar nodig aanpassingen doorvoeren.

Google kan deze gegevens aan derden verstrekken als zij daartoe wettelijk gehouden is en/of als derden de gegevens namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Statistieken

Deze website houdt wel statistieken bij, maar deze bevatten geen privacygevoelige informatie. Het enige wat wordt opgeslagen is:

  •   Bezoekersaantallen

  •   Land van herkomst

  •   Hostingprovider (bijvoorbeeld Zeelandnet)

  •   Bezochte pagina's van onze website

  •   Tijdstip van het bezoek

    Geen van bovenstaande gegevens kan door ons aan u als persoon worden gekoppeld, omdat de website geen IP-adressen opslaat en u op deze website geen persoonlijke gegevens hoeft in te vullen.

    Webformulieren

    Als jullie gebruik maken van het contactformulier of inschrijfformulier op deze website beschikken wij over de persoonsgegevens die u op dit formulier invult. Deze gegevens kunnen tijdens het invullen niet worden onderschept door anderen, omdat deze site gebruik maakt van een SSL-Certificaat en het HTTPS-protocol. Uiteraard zijn deze gegevens na verzending wel bij ons bekend, maar wij benadrukken dat we deze gegevens nooit delen met andere partijen en dat we ze zelf ook niet gebruiken voor andere doeleinden, zoals het ongevraagd versturen van e-mailings of andere reclameboodschappen.

Het door u ingevulde formulier komt bij ons als e-mail binnen. Nadat wij uw vraag of inschrijving hebben beantwoord verwijderen we deze e-mail.

Uitslagen en foto’s

Op onze website plaatsen wij regelmatig uitslagen van wedstrijden. In deze uitslagen noemen we de namen en woonplaats of vereniging van de deelnemers.

Als jullie jullie naam verwijderd willen hebben van een uitslagen- of ranglijst, dan kunt u dit aangeven via webmaster@avdeltasport.nl, of secretaris@avdeltasport.nl.

Voor de communicatie op de website, sociale media en andere (lokale) media wil Atletiekvereniging Delta Sport gebruikmaken van foto’s en video’s gemaakt tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging. Op deze foto’s en video’s kunnen personen herkenbaar in beeld zijn. Als jullie hier bezwaar tegen heeft, kunnen jullie dit kenbaar maken aan de secretaris van onze vereniging (secretaris@avdeltasport.nl). De geplaatste foto’s en video’s op de website en sociale media van Atletiekvereniging Delta Sport verwijderen wij dan meteen.

Verder vragen wij met ingang van 25 mei 2018 op het aanmeldformulier voor het Atletiekvereniging Delta Sport lidmaatschap aan leden of ouders/verzorgers toestemming voor het gebruik van foto’s en video’s voor communicatie-doeleinden.

Uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen
naar penningmeester@avdeltasport.nl of secretaris@avdeltasport.nl. Jullie krijgen binnen 2 weken een reactie.

Daarnaast kunnen leden met hun persoonlijke inlog hun eigen gegevens inzien binnen AllUnited, voor informatie hierover kunt u een email sturen naar penningmeester@avdeltasport.nl.